Organiser un séminaire au LCF: Vade-mecum

Note : Ce document explique de façon succincte les différentes phases de l’organisation d’un séminaire. Il s’appuie uniquement sur l’organisation et les réflexions mises en œuvre pour le séminaire « Vulgarisation et pratiques de l’apprentissage universitaire » du Mercredi 30 Septembre 2020 et le séminaire “L’océan Indien : territorialisation et conceptualisation” du mercredi 25 novembre 2020. D’autres approches de l’organisation d’un séminaire peuvent exister et différer de celle présentée dans ce document.

1. Réflexion autour de la thématique du séminaire et création du fil conducteur

Réflexion en amont :

Durant une réunion/brainstorming avec les membres du comité d’organisation du séminaire :

• Décider des thématiques qui seront abordées, de la problématique de recherche, des grands axes de réflexion du séminaire. Choisir un titre pour le séminaire.
• Préparer une bibliographie dans le cas d’un séminaire recherche
• Choisir la forme du séminaire (voir « Typologie des séminaires »)
• Discuter sur l’organisation du séminaire et se partager les tâches (contact avec les intervenants, forme des interventions, matériel à prévoir, animation du séminaire, création d’affiche/visuel, mise en place d’une collation, etc.)

• Typologie des séminaires

Trois types d’organisation du séminaire : Présentiel uniquement, distanciel uniquement et « hybride ».

• Présentiel uniquement : Nécessite le contact de personnes supplémentaires pour la réservation d’une salle et du matériel. Dans le contexte actuel, il s’agit de la solution la moins avantageuse pour rassembler un maximum de personne.
• Distanciel uniquement : Choix le plus simple. Nécessite cependant que chaque participant ait en sa possession un ordinateur, micro/web cam et une connexion internet stable. Nécessite d’être familier avec le logiciel de visioconférence choisi. Il est préférable de faire des essais à l’avance notamment pour la gestion des entrées, des micros/caméras ou encore des partages d’écrans.
• Hybride : Présentiel avec possibilité de suivre le séminaire à distance. Choix le plus complexe. Nécessite d’avoir deux ordinateurs sur place le jour J. Le premier ordinateur servira à gérer les entrées sur la plateforme et voir ce qu’il se passe en direct sur le logiciel de visioconférence. Cet ordinateur ne devra ni émettre ni capter aucun son. Le second servira à l’intervenant à la fois pour projeter d’éventuel document en présentiel et partager l’écran en distanciel. Une webcam, une enceinte et un micro filaire XLR (câble suffisamment long) ou micro sans fil, seront connectés à cet ordinateur (prévoir carte-son externe avec entrée XLR pour le micro et logiciel adéquat) afin que le public en ligne puisse suivre l’intervention et les discussions avec le public en présentiel. Cet ordinateur sera connecté également à l’écran/vidéoprojecteur. Il faudra régler au préalable les paramètres « son » sur l’ordinateur et le logiciel de visioconférence et s’assurer (au moyen du premier ordinateur par exemple) que les intervenants/publics à distance entendent et voient la/les personne(s) en présentiel. Il est également préférable de faire des essais à l’avance au niveau du son et de l’image pour s’assurer du bon déroulement du séminaire à distance et en présentiel.

Remarque :

• Prévenir à l’avance les intervenants de la forme du séminaire pour qu’ils puissent s’y préparer.
• La connexion internet de l’université n’est pas la meilleure et peut même être inutilisable dans certaines salles de l’établissement. Par ailleurs la connexion « Kampus » saute après 3h d’utilisation. Il faudra prévoir une connexion externe (partage de connexion d’un téléphone par exemple) notamment dans le cadre d’un séminaire « hybride ».
• Le logiciel de visioconférence utilisé ici est Zoom. L’université dispose d’un compte Zoom ouvert à ses membres. Il faudra contacter l’établissement pour connaître la procédure d’accès à l’application. D’autres solutions existent notamment Streamyard ou Jitsy.

• Contact des intervenants

Toute personne a la possibilité d’intervenir lors d’un séminaire (doctorants, membres du laboratoire, autres membres de l’université, etc.)

2 possibilités :

• Appel à communication : nécessite des listes de mail supplémentaires. (voir appels à communication de colloques et de séminaires sur calenda.org ou autre pour la création d’un AAC). Ne pas oublier de publier l’AAC sur le blog des doctorants.
• Choix direct des intervenants au plus tard 4 semaines avant le jour J

Remarque :

• Préciser date/heure/lieu du séminaire. Si l’un des intervenants souhaités n’est pas à la Réunion pour le jour J, préciser le fuseau horaire et le décalage horaire correspondant (dans le cas d’un séminaire distanciel ou hybride).
• Expliquer aux intervenants les thématiques du séminaire et préciser ce dont sur quoi on souhaiterait que chacun intervienne ainsi que la forme souhaitée.
• Tenir régulièrement l’intervenant au courant de l’avancé du séminaire
• Contacter l’intervenant 7 jours avant le séminaire afin de s’assurer de sa disponibilité le jour J.

• Création d’une affiche et d’un déroulé ou programme

Création d’une affiche précisant : Séminaire, Intitulé du séminaire, date, heure et lieu. L’affiche peut être accompagnée d’un visuel, d’une accroche ou d’un texte de présentation du séminaire et des thématiques qui seront abordées. Il peut également annoncer les intervenants.

Le déroulé présentera le programme du séminaire heure par heure et précisera l’identité de chaque intervenant, une courte présentation de ses thématiques de recherche et/ou de son affiliation et l’intitulé de son intervention.

Ces deux documents seront à fournir auprès des intervenants et serviront d’outils de communication (voir communication de l’événement)

Ne pas oublier de déposer ces documents sur le blog des doctorants.

• Communication de l’événement (interne et externe)

Interne à  Communication auprès des doctorants et des autres membres du LCF (listes de mail à prévoir + blog Constellations) à 4 à 3 semaines avant le jour J

Externe à Communication auprès des membres de l’université non membre du LCF (3 à 2 semaines avant le jour J)

• Ecole Doctorale : Jessica Vellaidon <jessica.vellaidon@univ-reunion.fr>, Maria Mossadaq <maria.mossadaq@univ-reunion.fr>, Boite edlsh <edlsh@univ-reunion.fr>
• Bureau Transversal des Colloques, de la Recherche et des publications (BTCR) : Boite BTCR <btcr.lettres@univ-reunion.fr>, Boite BTCR <btcr@univ-reunion.fr>

Remarque :

• Accompagner les échanges mails par l’affiche et le déroulé du séminaire en pièce-jointe
• Faire une relance 1 semaine avant le séminaire.
• Il existe plusieurs listes de mail à l’université afin de cibler précisément et contacter directement les personnes visées. Cela permet d’éviter de dépendre de l’institution pour la communication de l’événement.

• Réservation salle et matériel

Réservation d’une salle 3 semaines à l’avance auprès de Maryse Delgard : maryse.delgard@univ-reunion.fr. Lors des échanges, préciser dans la demande de salle : la date et le créneau horaire du séminaire ainsi que la capacité souhaitée de la salle (nombre de place assise ou type de salle). Si le séminaire commence à 14h00 demander la salle pour 13h30 afin de permettre l’installation du matériel le jour J. De même si le séminaire se termine à 17h00, demander l’occupation de la salle jusqu’à 17h30. S’informer du matériel déjà disponible à l’intérieur de ces salles afin de prévoir le matériel manquant.

Réservation du matériel : Le matériel peut être emprunté le jour J auprès de l’accueil de l’UFR LSH mais il est préférable de contacter le personnel à l’avance pour les prévenir de cet emprunt. L’accueil de l’UFR dispose de rallonges électriques, micros filaires XLR, enceintes portatives ou encore de vidéoprojecteurs. Du matériel supplémentaire peut être emprunté avec le service informatique de l’UFR ou la DUN (voir notamment si ils disposent d’une carte son avec entrée XLR pour un séminaire de type « hybride »). Le contact principal pour organiser la vidéo et l’audio est Laurent Février.

• Organisation jour J

• Occuper la salle 40 minutes avant le début du séminaire.
• Préparer la collation si nécessaire
• Préparer le matériel (ordinateur, micro, connexion internet rétroprojecteur)
• Accueillir les intervenants et les participants au séminaire
• Ouvrir et animer le séminaire :  
  • Notamment lors des pauses et discussions.
  • Rappeler l’ordre des interventions et l’horaire.
  • Indiquer la durée des échanges (débat en fin du séminaire ou après chaque intervention) et le moment des échanges afin de respecter les horaires indiqués sur le déroulé
• Suivre le séminaire en vue d’une production d’un compte rendu (Le compte-rendu peut être déposé sur le blog des doctorants)
• Prévoir un temps de clôture : 5 mn environ.
• Remercier par mail les intervenants après le séminaire (le lendemain ou quelques jours après)

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